老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

 

同事之间的相处之道

7 d. E# K Z* m& R

 

5 _$ x$ o% a9 v6 W

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

4 P; |7 ]; ^9 R

 

1．树立男女平等的意识

6 Z' t4 _$ M# b5 b" G

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

 

2．规范礼貌的称呼

; @5 S; m1 l' c

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

% u; O/ r# f% Y3 o# a* `

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

& p# V5 s) \9 o0 w

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

7 L3 [9 z% Z) Z' b) M

 

2 D( L" q. d( C

3．言行谨慎

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

' N$ k' a0 ]' Y$ N! c. J+ @! a

 

: q* I. I( D$ w! n+ a

【举例】

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

$ t0 L) W/ m: s0 H+ ]

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

 

1 i. x: y E2 y5 t

4．工作积极主动

( l" T" X7 h- l: d& Z) `( }6 Y! W

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

7 r8 S- n0 p, \$ M8 ^

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

 

【举例】

小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

0 v* w5 a7 S+ v! D9 |& o$ v' x! D

 

5．遵守公众礼仪

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

% N8 M4 }1 ?# I/ Y$ l7 z9 x* v

 

3 C% L5 _6 K# Z( p

6．慎重对待办公室恋情

* e$ e6 y ]8 g }3 ?

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

* ^4 R/ }4 r# ^1 P( k9 U

此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

6 O9 h- I# o+ Y- ~! e/ c, }8 t C

 

【自检】

秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

& H: S* ~4 M3 t1 n% t- W

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

8 @0 \3 a8 J) U& {+ Q/ O% p

回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

. c% }9 `' i! _ G9 O

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

$ ^9 g, P$ Z* S' h q ]4 u

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

) _. I2 b+ f" m' t; q) _- |" U4 K

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

1 b; T/ ?# x6 J3 N) O" [4 e

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

. f9 q9 ] V$ r8 Z' l1 p8 c+ k

@___________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

5 U6 A$ B L0 x

 

" g, ?7 v* O+ F6 w

 

7 W: s8 U _/ t! k

要有敬业精神

 

9 G+ {0 F% T4 k. ]

1．端正工作态度

# m4 j) C" [+ t$ v

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

7 f% r3 O( |3 ~# @3 d# q# p) j- x

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

- u. `3 k4 E6 u6 b& T

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

! L1 b# i1 a0 } M& n0 ^

0 b0 h( U/ Q2 n. W, h

 

" a) D& Z9 x/ s* C2 X K

2．树立专业形象

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

6 u7 v* F- i( A0 y6 s W

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

 

指令的接受与汇报

: |' \3 R# w' m/ u% _# I

 

% x+ a1 d1 n# J c w6 _

指令的接受

 

9 R! r9 H' [0 ]7 C, {

1．接受直接上司的指令

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

6 W& N) \6 g6 X: v* X* W1 @

?清晰地响应，并即刻前往

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

?向主管询问应办事项

5 c! a0 A* R' x/ v. \, `! k# q

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

+ b$ ^8 [- n1 f3 c% |

?逐条记录应办事项

; Q2 v& `7 l8 L

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

3 D% m8 Q9 N# _/ Z5 t: ^5 I! G; j. u

 

+ o! o5 g; F; C

【举例】

- l+ s* z" Z* j% U: c! D

林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

9 f0 J3 X1 i1 S0 f3 T

 

3 x+ y9 E) Z9 s. G0 z- e% Y

表2－1    在接受指令时的注意事项

, F# B! l; T( O+ y" ~0 o% b1 \/ n

6 Y! i& H4 g/ @" w1 B7 @) M1 g. t2 a( B' O5 {/ A- Z. D8 w( w |1 q3 l( F; }. }* ]4 T& i* ?. k( N6 c7 b( F, ^" y1 s& J5 l" d) A4 C, n8 J

1	2 a. e9 h& S0 a: Z5 [) K1 M 准备纸笔，方便记录重点
, ]5 y9 t7 l8 j+ Q6 J 2	接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
3	! W, H# B Q& y E 听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
7 N$ u: |" L& C 4	: y& R3 `" e# u) h2 @$ y0 h; f! P 如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
* Z% B* A' g0 Z6 S% S0 { 5	如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
. u& V9 P& V" A" f6 E 6	T9 j) D. m9 ]0 h4 V0 O5 g 不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

2 Q; H! T& c% A# K3 M! S

 

2．接受其他部门主管的指令

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

4 ~6 b3 o F1 ^$ N1 B1 S0 A6 `

 

9 l- ~6 ~/ p5 C+ O. K4 A( M

【自检】

! O2 g. h6 n9 @5 J" ?; c" R# x0 k

分析下面的案例，回答问题。

& m. Y0 A1 [) \/ w

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

@___________________________________________________________

8 {4 S: T* k: u' W

____________________________________________________________

____________________________________________________________

. G* O2 p- @2 c; m5 h; @$ P' R

 

 

G6 O& A! x$ B3 n: B/ M ?6 ^

指令的汇报

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

9 Z- M; d! {2 l. r, N- l& B4 Z

?汇报的时间

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

?汇报的方式

1 `6 x; k, @" n3 n

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

 

) t0 o/ F" x8 E' K/ T6 {5 e

表2－2    汇报工作时的注意事项

: J8 T6 O: Q" c# n+ D: A3 D& i% a5 |: F; R3 j. M6 p$ Q' ^( g$ f5 n* p4 H+ n0 k- E1 F( H% u* a0 ^( v. ]/ \, A) `; r; I7 `, c6 v8 \! [5 X, F) Y: N$ Q4 D; x. Q7 u8 M

1	要主动进行汇报，而不是等上司来发问
2	/ _+ N, u1 J y1 b) u 报告的三大重点：简单、明了、具体
4 I9 q" l9 m: Q1 k9 [5 ?9 ~ 3	& C8 V) f$ H& p L1 A, G 汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
' |( ~7 g- Q* Q; M( s$ N 4	牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
5	+ |# U* d7 Z' t) \8 e* s2 c 工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
6	对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
9 w( X, c0 r% z0 k" K7 { 7	对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

5 }7 k5 @9 o& f0 k# s

 

【举例】

4 E W; Z8 p8 a! x

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

 

) o( `) d+ z& d( v3 a

【本讲小结】

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
/ b! s1 [1 [9 f  k1 k

收获很大，对自身综合素质提升将超到很大作用。

值得学习，收获大，希望今后多发这样的帖子。

深入浅出

学习

学习中成长

学习

, o! U* K- P& L9 X0 s: k

 

不错

 

[em17]

学习

这个这个绝对要好好的学习一下了

highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈