第三专题
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( X) d" T9 j& p, c6 b加强办公室建设与管理+ J0 S0 B. U7 I% U2 H
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一、办公室人员岗位认知与基本职责: |% z" L1 a2 @2 j) C8 r, q# E0 j
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二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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: m3 G2 [& b' n) ?一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。, \* c* S' M% Q$ V: U1 {9 `+ R
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职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。) }& x- y, D$ _" T
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一、办公室人员岗位认知与基本职责6 v2 z: R% F, \. |4 \
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：1 u$ v( g: b. N! c9 ~0 h% Z! _( B
) p% g" @' t3 V+ H5 W ?5 ]7 E按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。- r: I) x$ c# X s8 M
+ l4 v5 V: {4 k. g C3 ?按内容分：
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/ H; A) C9 ^- a' A! B2 D( X办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：: E, U5 G! ]5 Q5 [% e
) T& z, x0 g ~ L9 k6 {1 q综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（9 e. ~& r) G' d" e
. C& n2 T. E% g+ r三）办公室人员角色定位
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( R( n; c4 C5 c# |" z M8 G办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊+ y f0 m) Y: L3 R9 Z/ X) Y) N
3 f/ x$ o' O2 D" C. z9 B7 n（四）办公室工作对人员的要求. h$ A% ~: F# o; ~3 J- ]8 H1 L
/ w+ G' f' l; T4 R5 Z: b0 a$ S! b% U2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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( D% A4 u" u( M7 i& I0 Q三、要讲究程序(不要打乱仗)；/ `9 _ x9 ?' ?5 `
, N) i+ w( p( g! y- ~; j; `四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养* m8 S9 H( m4 S; }4 r
# V6 c2 w q. E& ^% T6 ~1 Q热爱本职。干一行，爱一行，专一行。- R& _1 P# ^0 w
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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4 _. ~1 Z* {0 w$ K+ R, i+ ^责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。2 }* e4 ^, x& |4 q" q7 ?5 D6 {
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踏实肯干。舍得为工作投入。4 j9 ]! d. j8 p+ B; }0 N
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（四）办公室工作对人员的要求1 z {7 `9 [/ z2 B* B
" ^5 }5 Y. ?, c/ m2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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/ S9 m/ s6 s- T) A- G; t4 F调研能力。善于通过调研掌握大量情况。9 d* ~7 R9 P$ @& k9 m8 ?& N& p
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。7 K0 r6 b! g3 k9 V+ z/ k# d9 z
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。6 t( g3 R/ x8 T6 D' F. G+ a0 h
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（四）办公室工作对人员的要求/ T; ?9 {8 E8 Z2 L* _3 o# M% S
l e9 ~' ^" I5 y6 K* f3、心理素养' b' K( a4 w8 d d! G
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。4 E% U$ ^7 X& l& \
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。3 Q1 I! ?+ f$ J
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意志力。0 i2 g& g( @- `
# x8 z/ P2 f- ?+ c（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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3 H" W0 t9 O5 I: h7 _做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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. c0 d: B, W% I6 U$ r r! v责任意识3 ~5 Q+ F# {0 V P1 G) H
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创新意识( k4 ?5 F$ L. N ^
7 s1 j1 [2 Y0 [7 G奉献意识
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' d. T1 g* k- X信息意识
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; F0 N% b, x; x程序意识
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" k. X5 S' t0 \! f5 A8 r8 y s学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待& v& I7 z8 Q, }, ]! l4 x2 P7 L
, N. t4 A9 K3 X# l7 i; J ?领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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. h' i8 ~# r% i$ y# X3 T( ~$ f# u他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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: a! Y% @" U' ?2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?$ s2 j4 s& }6 x0 {
M9 |$ r0 T* ?3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?4 |9 L* C+ ~" K+ L( R
G$ s0 m/ O2 o' l: L5 n9 w他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?3 a( k, N7 W6 |1 ~' y; R1 a
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领导测评办公室人员的20道题目
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* B- @ g, K& K5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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f( X) S7 C6 Z4 B能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?# v- O& v% P( D) w
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?, l2 `/ [# {( `- K) T' S( T
3 z* M( _% h8 R% `. ?$ j- K能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?2 I( R' g; F$ u# `6 ]) y% X }
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能否制订新的工作制度或工作程序?3 M1 n; j' c- |( S6 X
! h4 H: ?$ v, q3 {他的工作有条理吗?
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. R' ^' w( f) P3 K7．他是一个机智的人吗?
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' ?- h8 f8 b @+ x7 ~, c能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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3 I3 v% F5 x5 l8 x" ]4 K8．他能否提高文件运转效率?- P, {( H# i8 r6 @# @" A' L
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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: B0 d+ [2 [) B9 Y% W: @ o3 i能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
: ~3 L% t- i" F" C3 R; T. [2 s5 J2 l% g$ E
领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?3 p1 i$ {; H+ e) I5 `
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?8 r4 P9 y3 A$ t1 G/ f6 I
- l B$ M9 E2 {. Q3 M12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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4 p. v% B7 n& k9 o7 I7 ^. V领导测评办公室人员的20道题目0 |" k( e# j6 z: V7 j
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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* `: T& Z* M) K% ]- Y t7 k5 u而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?' Q# \4 b# @- d& v; R3 ~
/ r6 D1 y/ e: X- |. K, ^$ l14．他是否有个人学习计划?
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; [- O* d: H9 v- Y% y B' G是否学习管理方面的知识或参与管理活动?( I9 j: e& h* H* L p
* n* F0 \* H0 [0 o. V是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业? ? N) c. O. b! _3 s5 T
. k. Y- f4 R" R/ }
15．他语言表达是否清晰?
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0 {" A3 g, H; x( X* Z: m0 J- S2 E能否以书面或口头方式简要汇报情况?6 z* w' L. W) y1 Z- [
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能否准确地传达你的指示?. A0 P7 x& p: Q8 g: I- V$ U! ?
0 j- ?# ? \' m u9 W" w0 y1 n能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
: `9 U4 m8 l9 g! k5 Z' X6 K* ]% {. I$ ~4 |( a- a5 p
16．他是否按时完成每天的工作?) \ E% S6 k2 ~# Y" i) {
w' q4 e& _6 @3 c0 r是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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% G- W# f# d8 }3 H1 s17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
1 I5 v2 [# q \8 `5 C
$ I; j( @" P9 n7 ~18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?2 h3 \5 b5 s! X" A$ P: @( u
0 o9 L: ~9 n R! k+ M% X
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……! Y W6 x0 U2 m; e0 v! [
' S5 T2 e, C# J A1 W' t3 e* J二、加强办公室建设
1 o" l- D4 A7 V3 S# f$ Q
. b7 N i0 R7 f) O" O# d! f（一）办公室建设方向
) L5 e f* i3 Q; c- e* u
M6 t% N1 \* a; D$ m, t% V1、不断优化硬件和工作环境. P; b% v K3 _# a
2 N. B, O# ?4 n; q& p# r) U+ }1 I/ I
2、积极推进建章立制工作
* ~- H7 z+ z J
' v$ y& _* Q; X# ~& @9 }3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神+ X5 ^ m, Z1 D" V+ e) h5 q& l4 W
1 c" l' i1 s5 t& `) J# s( g6 H（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规) I0 \5 w$ W; i% B* ]3 ^7 ^7 a7 r K
3 A1 W S! @3 v% R x& a良好的礼仪形象
- s# n3 {1 o' L: b, D& ?9 C5 B7 j1 C0 e; P. r& ?3 [1 j0 P
良好的电话形象; y' h, [/ q! y% M. J
: o! ]# x% v5 M( J0 E8 H良好的文字形象
: |& @. Q# K7 z" p' @5 s \
" B2 A! Y1 m. X7 Z l良好的语言形象3 G) F; |; c- _# Z) C0 b
5 _; O! G4 Y* l0 E二、加强办公室建设
$ T, c: X; v2 X% i+ \+ l9 c8 o0 E. Z9 M" k: H
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
# v4 k- L z- V1 S7 d2 h5 J
u1 N' B2 L$ R7 L* @. A1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；; R* [% A( E: N* U
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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: }+ [* t# \6 @; J8 Q# A5 }3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；+ r4 U: C8 B* i- ?$ S3 Y
+ M- Y% D m4 {; L# r! H
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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* _9 e) T# F) v& Q& Q# T% O2 n9 f5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明； o6 o1 M' K' G6 b. w/ _* j
% v' l1 W# ?2 G7 [7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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( O! ^) Z9 @$ s9 v* @8、不居功自傲，有容人雅量。
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0 L) v5 I8 k: x三、办公室办会工作基本规范/ k4 ^ T" v% p/ l7 s3 @, d+ r
- l5 Q+ p0 e% U; V（一）会议服务的基本内容会前准备工作; L' g0 Y- L0 z& ~7 _) \
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1、设立会议承办部门和服务机构
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4 C5 c5 O. n# r a5 P* f7 I2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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1 b; q( ]" ^: ?1 j（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案: Q; S9 t6 S1 C; {& `, A
3 q" _4 c3 Y O5 [
（1）拟订会议财务预算
4 C& {$ I$ V1 A2 G
2 D2 o ~" l6 N' ]7 N. h& ]. C（2）拟定办会方案
1 ^$ v% z; w7 Z9 D9 P5 ~8 _, {
% z' {* G. C; \3 }* v; g# v4 K（一）会议服务的基本内容! V- u$ B5 [0 m. R. B9 c) a
y6 x1 h2 R* h+ Z# b7 `) M9 i+ I会前准备工作. s3 @2 e5 U4 a! t1 t3 A
0 B$ L3 k4 q+ n* U+ t7 N, x4、确定会议的议程、日程和程序4 k/ y1 f/ I- v- [4 s' j
3 [6 U9 k6 d0 ^. N5、分工撰写会议文件* D& s- D4 B$ J
1 @% S. X2 N# ~, K2 N; o
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
" d7 `* b# [) s4 V5 h( W$ s- v2 T# z" f" Z- y- x6 n9 Z
7、会场的布置工作
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
) h3 e: J2 O" y5 \1 [& ]
; [7 p' T) L4 X& o- {3 U3 b9 B主讲：姬瑞环% K3 W3 p- |7 @% {, x5 K5 L
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