办公室是一个单位总揽全局、协调各方的中枢,面向社会、面向群众的窗口,担负着服务领导、服务基层、服务发展的重要职责。办公室工作的好坏,与单位上分管办公室的领导者有着密切关系。在实践当中,分管领导要善于“搭台唱戏”,用好用活办公室这支力量,让办公室充分发挥作用,不断提高办公室服务水平。/ Y" n5 S, z% b: H) K7 R# Q
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一、办公室分管领导处于决策层和办公室的“桥梁”位置,要善于“点戏”,使办公室大事挑大梁5 d) V1 { f/ O/ F
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办公室的参谋辅佐作用发挥得如何,对于整个单位的运转至关重要。办公室如果想有更大的作为,也必然要在参谋辅佐工作上见成效。分管领导应经常提醒办公室不能被日常事务牵着鼻子走,要把办公室的各项工作梳理好,引领和督促办公室投入更多的精力抓大事、务大业,出大主意、当大参谋,使办公室真正成为领导信赖、放心的参谋助手,不断扩大办公室的影响,巩固和提升办公室的位置。& Y R7 m6 K) y6 J' P7 U/ ^2 O
2 i+ V$ C' Q% X" N& [& |2 N/ U- k 一是为文稿起草导好向。起草领导文稿是办公室最基本的一项工作,是办公室参与政务的重要途径。在起草领导文稿的工作中,分管领导要加强同秘书人员的交流,并根据领导集体和讲话人的意见,结合自己掌握的情况,揭示秘书人员从哪些方面去思考,如何收集材料,帮助开拓思维,必要时还应当主持召开有关会议多方征求意见,组织集体修改。这样秘书人员就会比较易于掌握领导的真实意图,与领导想到一起去,从而使文稿质量和工作效率都得到提高。) Q4 n! v1 \; [/ |+ a! n
! O+ e$ c& c4 g& T) h: k 二是为调查研究定好题。调查研究是办公室获取信息的主渠道,是搞好决策参谋的前提条件。分管领导要有意识地给办公室多安排一些调研活动,既着眼全局,围绕地方经济社会发展选题;又突出中心,围绕本单位年度或一个较长时期的工作要点选题;还要注重围绕地方或单位主要领导关注的重点,群众关心的热点、难点,以及关系发展全局的苗头性、倾向性问题,随时确定主题,通过调研为领导决策提供有价值的信息和可供参考的思路。同时,要统筹调度有关工作,帮助秘书人员腾出时间和精力,并在经费安排、车辆使用等方面给予重点考虑,为办公室开展调研提供方便。
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三是为深层服务搭好台。随着形势的发展变化,办公室的工作领域越来越宽,领导对办公室的要求也相应提高,办公室经常需要从幕后走到前台,参与有关中心工作,在更高层次上辅佐领导工作。分管领导要让秘书人员有更多机会阅读重要文件,参加大型、重要会议,随同领导深入基层,使他们更多地接触和了解实际情况,进一步开阔视野。要积极提供锻炼成长的平台,大力举荐秘书人员参与一线工作,使他们在实践中得到全面历练,提高他们的组织协调能力、办事处事能力和实际工作本领,为办公室更好地协助领导工作打好基础,努力开创办公室工作新局面。
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二、办公室分管领导肩负决策者和办公室管理者的重要职能,要精于“管戏”,使办公室小事无小误3 L* g# L6 y- d& t
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分管领导一方面作为秘书队伍的“班长”,要替办公室作主;另一方面作为管理办公室的领导成员,要向单位负责。为此,分管领导应始终以一种责任和使命来抓管理、带队伍,大力营造团结和谐的工作环境、紧张活泼的工作氛围、实在适用的工作条件,逐步实现办公室工作科学化、制度化、规范化。
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一是建立制度体系。继续坚持并加强和完善办公室学习、工作、财务、生活、纪律等制度,建立一整套涵盖办公室的各项工作、囊括大小事务的制度体系,凡事都有章可循、有据可查,实现以制度管人、管事。进一步完善责任机制,根据办公室工作职责和个人的岗位职责,结合办公室的总体目标、工作重点和主要任务,进行细化分解,并实行目标管理和绩效考核,形成人人肩上有担子、每个岗位有责任的工作格局。
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4 [7 }* F3 Q) Z 二是规范工作流程。办公室工作千头万绪,纷繁复杂,应急性、突发性工作较多,必须讲规范、讲规矩、讲规章。分管领导要按照“精细、严密、规范”的要求,在办公室的各项工作中实行规范化运作。要规范工作内容,对每件事情应该怎么干、达到什么标准、什么时间完成等都做出明确、具体的规定。要制定和完善信息报送、办文办会、机要保密、后勤接待等方面的工作流程,明确工作程序,使办公室每个机构、每项工作、每个环节都处于规范的流程之中,做到有条不紊、高效运转。
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! ^+ C# m# Z' b* H' @2 T 三是完善激励机制。良好的激励机制可以充分激发人的潜能,产生较大的推动力。在选人用人上,分管领导要做到知人善任,用人所长,按照每一位秘书人员的特点和长处来定岗分工。要经常开展交心谈心活动,随时掌握秘书人员的思想动态,帮助他们解决工作、生活中的实际困难,解除他们的后顾之忧。要关心干部的成长,积极向组织推荐表现突出的秘书人员,让他们看到前景、看到奔头,从而真正把心思凝聚到事业上,把精力集中到工作上,把本领运用到搞好服务上。同时,要积极建议并促成单位加大对办公室的投入,配备现代化办公设备,创造方便、快捷、舒适的办公条件,进一步提高工作效率。1 X k2 B/ z4 v
" M7 B+ B$ T: u4 `2 P/ S9 h 三、办公室分管领导身兼领导者和实践者的“双重”角色,要惯于“参戏”,使办公室实事有实效
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