完成一篇公文的大体流程和基本要求

  （注：机关搞了一次培训，内容之一就是如何进行公文写作，让我讲一讲。我写了个提纲，都是工作中的实践体会，与有些教科书上的不一定一致，但比较实用。）
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    一篇公文从写作到完成制发，发挥工作效应，都要经过一个过程，从满足各个工作环节的程序要求来讲，也可以讲像工厂中生产一个产品一样，要经过一个流程。每一个环节都有不同的特点、不同的要求，有些是程序上的，有些是内容上的，有些是工作要求的把握上的。要想快捷、高效地制作出一篇质量比较高的公文，而且要切实在实际工作中发挥作用，熟悉和了解这些流程当中的环节和要求十分必要。许多公文之所以花的时间比较长，费的力气比较大，可能不是因为文稿本身内容的问题，而是因为在环节上、程序上出了问题。从现行的公文处理规范和实际工作把握上来说，做好一篇公文，大体上要把握好十二个环节：
2 I$ X7 ~! D, J2 C6 w7 g! g    一、提出
    这个阶段是公文最初的起始阶段，或者说是“交活儿、派活儿”阶段，决定着一篇公文的大体走向，而负责草拟者应当着重加强对公文性质的判断。
) }) K* V% U2 Z: ^$ ^0 P( @    1、要求。上级提出，一般具有明确的时限和质量要求，应当认真对待，尽最大努力展示水平和努力程度。
/ Y& G. D9 b- R7 P- m8 i  [% a8 \* E9 ^    2、系统。一般为全年性或连续性、系统性比较强的工作，应当对整个工作过程当中可能产生的一系列公文提前做出安排。
    3、随机。一些临时产生的工作要求草拟的公文，一般独立性比较强，应当尽量通过一个或几个公文解决问题。
! ^% L: V) `; N# q- e* h" K    4、紧急。一些紧急公务要求草拟的公文，一般时效性、准确性要求比较高，应当集中力量尽快办理完毕。
    二、构思
8 q: C- D" _2 R( ~) M% v) o    这个阶段是确定公文大体架构的阶段，也是公文形成相当重要的一个阶段。这个阶段的工作越细致、有效，后边的工作可能就越轻松。
    1、领会。在接受起草任务的时候，应当认真领会领导的意图，深入思考公文起草的背景、环境、内容涵盖和质量要求，如果不清楚可以再次向领导请示，或者召集有关人员进行反复研究，切忌模糊不清或搞错方向。
+ w- c# z+ J. J& d    2、调查。确定主题后，应围绕主题在一定范围内开展调查，搞清上级、社会、舆论对此主题最关心、议论最多、出现频率最高的论点话题有哪些，增强起草的针对性。
9 C( `9 A1 z# g' t8 `    3、搜集。搜集与起草公文相关的资料，上级的就此类问题最近的讲话、文件，以及往年本单位同一问题、同一类型的公文参考价值最大。较好复杂的公文，应当把上一级机关、本单位近年来的工作计划、工作总结、领导讲话以及相关单位的资料尽量搜集起来，使自己掌握足够的信息量。
    4、口径。机关的每一项工作，上级部门、主管部门、本单位都会有讲话、文件中做出相当数量的表述，这些表述相当于一件工作的“官方口径”。写一件事情，如果有口径，尽量用口径；如果有新口径，就不要用旧口径。
    5、情景和受众。讲话稿、发言稿、述职报告等一些公文，是需要现场演讲的，这就需要参考当时的场景和受众来确定说话的语气。多大会场、人多人少，是主席台式的会场、还是圆桌会议，是坐在主席讲、还是站着发言，是谁在听，这些都是要考虑的因素。
* j1 C$ E" v0 s) K    6、布局。这主要是指写几个部分，每部分中写哪些内容，怎样合理分配素材。总的要求是各部分要大体相当、比较匀称，不能畸长畸短。
    三、草拟
    这一阶段是公文写作的最实质性的阶段，是决定公文质量的基础，必须认真对待。
7 }/ S  H4 q5 U: J! N2 d    1、题目。题目是一篇文章的眼睛，值得反复推敲。一般公文题目：行文单位（可省）+行文的目的+文种，例如“河北省农业厅关于运用现代传播手段加强农业广播电视教育工作的通知”。讲话、发言、经验介绍等公文，可以有许多种起法，主要的一是核心内容型，例如“关于运用现代传播手段加强农业广播电视教育的几点探讨”；二是措施目标型，例如“引入现代手段，拓宽传播渠道，推动全省农业广播电视教育再上新水平”；三是因果关系型，例如“充分利用现代手段，拓宽农业广播电视教育传播渠道”。
    2、提纲（骨架）。写整篇文章前，最好先简单拉出大标题、二级标题、小标题，反复考虑是否能还全面反映文章的要求。
+ N5 @( A0 `+ K. K8 n: J    3、段落。大体有三种分段的方法，一是整体论述型。主要用于一个单位的整体工作或者一项系统性工作的全面讲述，可以分形势分析（必要性、紧迫性和可行性）、思路目标、注意问题、主要措施、当前重要工作等，一般不超过五段。二是逐项论述型。这种形式一般适用于汇报工作，把每一项工作在一个段落里写清楚，在其它段落中就不再涉及了。三是混合型。以上两种办法交替运用。
    4、层次。文章要注意层次，这样才会表述清楚。公文对层次的要求，一是简单明了，二是最好要用数字或专用词分隔开来。不同的公文对层次的要求也不一样，一般讲话和综合性的报告层次比较多，而最常用的通知、请示则相对较少。
    5、别停。公文一旦开始起草，最好就专心致志一气写完，这样思路的连续性和公文的整体性就会得到很好表现，而且一旦领导要求交稿，至少可以有一稿上交；如果时间要求不紧，也可以留些时间作进一步修改。起草抓得紧，这篇公文写完后，你就可以再投入其他工作了。如果一篇公文写得断断续续，一方面文章的质量不能得到有效保证，另一方面会牵扯你很大的精力，不但公文写不好，而且其他的工作也不能专心高效完成。
. l* ^: B9 m, w' C& R# t& B    6、笔谈。公文是写给别人看的，写一篇公文，就是把你对事物的认识、对工作的态度、对自己的要求展现给别人，所以，不要简单地把起草公文当作一件临时性的任务，只求过得去，不求过得硬，草草完事，交稿了事。古人把下围棋叫作手谈，作个不恰当的比喻，写公文也可以叫做笔谈，认真、细致、负责与否，都可以通过字里行间表现出来。所以，写一篇公文，从一定意义上讲，就相当于是与看者的一次谈话，千万不要轻视，要把写好每一篇公文当作一次挑战，当作一次展现自我的机会，抓住不放，认认真真地做好。
9 r: Y( o2 D4 c    四、修改
$ m' a6 P+ S7 Z' X  h+ Y    1、文无定法。一篇文章，100个人去写，可能就会有100种写法，可能都能够表达清楚要说明的意思。所以，一方面要按照上级安排的意图，按照公文应有的格式，参照以往的写法去认真起草，同时一定要相信自己，大胆去写，这样就会在探索中发现公文写作的内在规律，就会不断创新，不断进步。
0 c0 Y) E! k4 @' z" Y    2、文不厌改。一篇公文起草完成，只是一个量的完成，但质量怎么样，就需要进行反复的修改。有两种不好的问题，一是自己懒得改，二是不愿意让别人改，都需要认真去克服。
    3、否定自己。公文起草完成后，在交给领导之前，最好自己动手再改一遍、二遍，起到润色的作用。写作水平的提高，往往紧紧抓住这个环节最为有效。对不满意的地方，删掉重来，比较关键的段落要多次反复。对稿子越不满意，改得越多，提高就越快。
9 \9 P' J4 G6 W    4、最好动笔。现代化的办公室手段，使改稿更加快捷，许多人起草、修改都在电脑上完成。但从经验看，只要不是特别急的稿，打成大样，动笔来改，可以反复斟酌，否认从提高文稿质量，还是提高文字水平，都是特别有效的。
2 }) D% U3 Y' M    五、审核
    文稿起草完毕后，单位领导、厅办公室、厅领导都要进行审核。审核主要从5个方面来进行。
+ a4 E9 t$ Q6 F/ n4 f, v+ o3 d9 h9 W    1、立意。看文稿的出发点是否准确。这点不行得推翻重来。
+ Q9 D/ L6 @4 c" ~0 _8 {0 E$ J, }    2、结构。看布局谋篇是否合理。
; m5 I: t. ?, g, v3 A) _    3、表述。看关键问题说得是否清楚。
    4、用词。看用词是否恰当。
4 b5 u! _) ?, b8 g4 |6 ~    5、口气。口气不对，是公文，尤其是上行文的大忌。
5 Z" ^; R1 i) C/ e    六、上报
    1、及时。公文内部审核后，要及时上报，加快运转过程。
! H' \7 E: f- f" u) `% v+ y    2、说明。如果公文有特殊要求，又不便于在文说明，可以直接向办文人员说明，以免误批。

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    十二、存档
, k! v& Z9 a5 Y) [1 ^& `; p2 `& T    公文起草批复的全过程产生的各类文稿，包括起草稿、修改稿，在最后都应当连同最后形成的正式文一起归档。应当特别重视讲话、汇报等一类没有正式文号的公文的存档，这类公文往往更有价值。文/苗冰松 于2005年5月10日

孙子曰：“兵无常势，水无常形，能因敌变化而取胜者，谓之神。”

很好的入门级学习资料。

写得很详细和全面，值得一读

做好中间人，服务主旋律，争当好科长

我还是入门阶段，得抓紧学习呢，理科生伤不起

写好公文的十二个步骤，是作者的经验之谈，有指导作用，学习了

这个很实在，看一遍学习不少，谢谢分享了

非常好的资料，感谢分享！

相当简洁明了的流程……