关于函的写作及其常见病评析

  作者：李刚英

内容提示 本章主要介绍了函的涵义，函是载体，不是文种的理由，以及函的使用规则等。

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              第一节 函的概述

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一、函的涵义

函，在古代，就是一个装东西的木头盒子，它是装物的载体。后来，因为在其中装了公文，于是，函就成了公文里面的一种。

在新中国成立之后，函一直被当作公文文种来对待的。但是，在具体的公文运行中，函又被当作了载体，上面搭载着各种公文，在上下级之间、不相隶属的机关之间运行。因此，我们认为，函与文件一样都属于公文的载体，而不是公文文种。本章就是把它当作公文载体来讲述的。

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因为多年来，在中办、国办下发的公文处理文件里，都把“函”放在了“文种”里面，并且规定了它的用处是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”（见中办、国办下发的《党政机关公文处理条例》（下称条例）第二章第14条）但对于函的使用却没有进一步的安排，致使函的使用较为混乱。

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    函就是载体，不是文种。因为能够在各个机关之间运行的所谓“平行文”，是不存在的一个杜撰的文种。

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其实，函是载体，这在国务院的行文里面早已经成为不争的事实。但在条例里面，却把函当做了公文文种，以致在文秘教育界引起混乱，在公文写作领域造成了各行其是的局面。

由于这个规定，才使得函的使用出现了较为混乱的局面。

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一是把函当做了文种。在条例里，把函放在了文种里面。可是，要在“不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”又该如何运行呢？条例没有交代。因此，在不少公文里，都把函当作文种使用。如：询问函、复函、答复函、咨询函等。

    二是把函当做了载体。首先把函当做载体使用的就是国务院办公厅，他在自己的多个行文里，在处理一些事务性问题的时候，处理一些相对次要问题的时候，都是使用函的。如

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                    国务院关于全国抗旱规划的批复
                        国函〔2011〕141号

' N: g; u, _/ |7 G" ` 2 k4 J4 M9 j4 m& I- h' p# M" d

各省、自治区、直辖市人民政府，发展改革委、财政部、水利部：
　　水利部《关于审批全国抗旱规划的请示》（水规计〔2011〕299号）收悉。现批复如下：
5 Q( r2 Z5 X5 G3 Y- ~& X　　一、原则同意《全国抗旱规划》（以下简称《规划》）。（略）

5 u6 l' K. j2 J ; F9 e1 T; M J! A' ]

二、各省（区、市）人民政府要切实加强《规划》实施工作的组织领导，将本规划内容纳入地方经济社会发展规划，结合当地实际制定实施方案，逐级落实工作目标和任务。（略）
　　三、国务院有关部门要根据职能分工，加强对《规划》的指导、支持和协调，共同落实《规划》任务，着力推动水利工程体系抗旱能力建设、抗旱应急备用水源工程体系建设、旱情监测预警和抗旱指挥调度系统建设以及抗旱管理服务体系建设等项目的实施。（略）

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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 国务院
* d v1 d, Z L" y　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○一一年十一月十四日

) N L# y1 p+ }5 o

 

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三是把函当做了平行文的典型文种。由于条例及以前的《办法》等都规定函是在“不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”因此，人们自然就把它放在了独立的行文关系——平行文里面，而且还是唯一的一个。哪来的文种可以在有隶属关系及无隶属关系的机关之间自由运行的呢？没有任何一个文种享有这种特权。而被中办、国办赋予享有这种特权的函，又不单是在平行机关之间运行，还可以在不相隶属机关之间,以及有隶属关系的机关之间随意运行。为什么？就在于它不是文种，而是载体。它与文件、电报、简报、网络等载体一样，都可以在各个机关之间运行。

' C6 x( u7 ?5 B' Q + p, F& k- Y# D |- A: |# C

那么，函究竟是什么呢？又该如何使用它呢？

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1.函就是一个载体。

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过去，在削文山填会海的时候，函是被当做文件之外的载体来处理的。一个单位一年之内发了500个文件，其中有480个是函，那么，此单位在向上级汇报的时候，就可以说自己一年内下发了20个文件。那480个函，就死悄悄了。因为函是不入档的。现在是比较重要的函件也入档保存。

如：

7 X+ g( L. z% F+ z) i' A, \' u+ ^

国务院关于同意建立深化收入分配制度改革

3 ~* Z1 Y! d: Z6 K) Q

　　部际联席会议制度的批复

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　　                        国函〔2014〕54号

* B- a& a1 ^5 C8 m

发展改革委：

1 o4 ^* r! ]4 J, G9 H! g( |/ v+ P - T" `7 ~" O: p' R

　　你委《关于建立深化收入分配制度改革部际联席会议制度的请示》（发改就业〔2014〕739号）收悉。现批复如下：

　　同意建立由发展改革委牵头的深化收入分配制度改革部际联席会议制度。联席会议不刻制印章，不正式行文，请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作。

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　　附件：深化收入分配制度改革部际联席会议制度

( P) R# w* |3 w9 X

　　                                           国务院

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　　                                       2014年4月30日

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　　（此件公开发布）

　　

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    本函与国函〔2011〕141号、国函〔2014〕54号的发文字号位置不对，应该在版头上，设立“国务院函”的函头，在其下方，红线之上，再标写发文字号。如：

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! p% l O8 S0 h5 S7 H3 r

国    务    院    函

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( _- A% B3 D# ^; k: K( U% y7 q 5 b+ F7 E; M& b

    国函〔2014〕××号

 

, M2 ]3 R! L; t0 `% C& L

 

5 L: Q. a2 i* d" E) O

2.函是办理一些相对较小的，或者一些比较琐碎的事务使用的载体。上级机关向下级机关询问某项事情，下级机关回答某个问题，都可以用函。上级机关向下级机关催问某个事情，要求下级机关填个报表等，都可以用函。此类函可以编发函件，也可以直接在有单位名头的便笺上直接行文。

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如如何悬挂国旗、国徽的问题，在基层，这应该是个大问题，但在国务院，这相对来讲，就是小事了。于是，国务院在给广东省、福建省回答此问题的时候，用的就是复函。又如《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》《国务院办公厅关于同意建立浙江舟山群岛新区建设部省际联席会议制度的函》等，都是处理一些较小，较为琐碎的事项的。

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3.在平行机关之间办事，可以用函，这也是国务院开的先例。如国务院给全国人大关于提请审议某个法律草案的时候，用的就是函。在每年国务院向全国人民代表大会或者全国人民代表大会常务委员会提交审议的议案的时候，用的都是函载议案。发文字号就是“国函发{XXXX}X号”。《国务院公报》2000第10号同时发表了国务院办公厅以“国办函[2000]××号”为发文字号的七篇复函。

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4.在不相隶属的上下级之间办事，可用函作载体，载着各类公文上下运行。其实，在不相隶属机关之间办事，无论级别高低，用函作载体行文，该用什么文种，就用什么文种。如某与省编办位置相同的单位向省编办请示编制，就可以以请示行文。某编办也可以大大方方给予批复。

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二、函的特点

 

（一）灵活性。函的灵活性，体现在它可以搭载各类公文自由地在各个机关之间运行。它不仅可以在不相隶属机关之间运行，还可以在有隶属关系的机关之间运行，还可以在平行机关之间运行。如厅局级单位需要增加经费，可以直接以请示发文，以函做载体向财政厅发文，财政厅可以在研究后给予批复，但要以函为载体下文。

（二）方便性。由于函是处理相对较小的事物的，所以，各单位办公室的人员，尤其是办公室主任就可以签发。减少了正式公文的集体讨论等复杂程序。如本单位开会需要大的会议室，办公室人员就可以发文，以函做载体，直接向具有大会议室的单位发文求助。

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（三）机动性。因为函可以在各个机关、单位之间运行，再加上他的自由性，它的机动性尤为突出。如某事项直接需要上级的上级来解决，那么，你就可以直接以函做载体，向上上级机关行文。如在落实八项规定的时候，你发现你的上级机关在搞不正之风，你就可以直接向上上级机关报告。

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三、函的作用

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    （一）办理具体事项

    上级机关要求下级机关办理具体的事项，或者解决具体的问题，就可以通过函，把要做的事项写在上面，传给下级机关。

    （二）答复问题

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    上级机关答复下级机关请示的具体问题。如某县档案馆要改名，就向上级档案馆写了请示，上级档案馆在研究之后，就直接以函做载体下文批复，是很方便的。

1 v0 E0 |) | T, h

（三）催办工作

上级机关在发文部署工作之后，向下级机关催办有关事宜。如某市工业局在发函向下属工厂催问八项规定落实情况的时候，就是用函来办理的。

( T7 V" D1 {9 J ( I' P. ]4 G* N: }* e6 U

（四）回复国际组织、国际友人的来函

答复国际组织、国际友人的来函询问，就要用函做载体来回复。如某市旅游局在回答某外国友好组织关于来当地旅游的有关问题的时候，用的就是函载批复。

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（五）询问具体事项

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下级机关向上级机关询问具体问题。下级机关在工作中遇到不太明白的问题，需要上级机关解释或者答复的。这类问题往往比较小，又过于琐碎，就可以用函做载体来行文。

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（六）各级之间行文

3 U' P# A+ s* ?( m2 }7 ]1 w& a

平级机关之间，或者不相隶属机关之间互相询问和答复有关事宜，都可以使用函载公文在其中运行。

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（七）拾遗补漏

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对原发文件或者工作部署等做微小的修改、补充、更正等，都要用函来行文。

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第二节 函的制作

 

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一、函件版头

: O/ }( {5 M3 p! H! S' p

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm " }3 U! U/ H" ~5 a，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下４mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm / w/ A1 u0 \8 D0 D# B处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。函的版头名称为单位，或者单位简称加函组成。函的发文字号、编号等如文件。

6 O& [ E+ q3 K% D/ Y3 u: R+ P/ B* _

                     

8 K7 d, p. A" I5 u* X" R

                     ×××省政府办公厅函

 

                      ×××函[2014]×号

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* c) ?3 r, h e6 Q7 b5 ~

 

- Z3 v5 {1 V4 \' C

二、函件正文

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4 T' N9 E* K2 e2 b9 z6 G # i# x' a2 p4 n2 |

正文部分。该发什么公文，就发什么公文。其格式按照公文格式写作。

在正文的结尾处，将成文日期放在成文单位的下面，与其形成相对位置，这种落款形式有三种：

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1.成文日期的第一个字与成文单位的第三个字对齐，向右排印。

5 N+ J' E& o2 S) M8 {0 a

2.成文日期的第一个字与成文单位的中间对齐，向右排齐。

6 K) p _9 {2 G" j8 h- }" R

3.当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。

6 T- p$ g' k( N0 Q

决议式函成文日期的具体写法，即把成文日期放在正文之上，标题之下的另行居中处，用圆括号括上。如：《中共中央关于经济体制改革的决定（一九八四年十月二十日）》

+ t7 c7 [; ?1 G- o3 m" E5 M9 U% \# M - C0 v/ `, M; ?4 o. I

采用这种方式落款的函，一般应掌握以下原则：

# R* f1 ~9 V: l% T

1.采用这种方式落款的公文应是比较重要的函。

2.如果函的主发范围比较广，属全国性或系统性的，只发一个单位或几个单位的函不宜采取这种方式。

P$ U3 D7 [- O$ U& H) X9 A1 ]

 

2 [* |; c+ V3 y: q# Z/ ] ! D k5 P+ N: v

三、函件版尾

( l! |& O4 p# x- i. a$ S3 } 5 b A7 d, \0 R' Q8 @

 

$ Y8 i9 E' z$ u+ l8 Q( b* r! X9 x6 e

版尾部分，置于抄送机关以下的各要素统称为版尾。包括：抄送机关、印发机关和印发日期、印发份数等。  

1.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓本函的其他机关。函如有抄送，左空１字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

* E" ?0 ^" q: `! C( Q2 K/ H

2.印发机关和印发时间：印发机关是印制公文的主管部门，印发时间是函的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以函付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

- x$ X% b3 p, B, m% A7 V1 Q) p* G 4 p, p& }" U* F

3.版尾中的反线。版尾中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

4 @" q* s% H/ W( Z9 O

     其版尾设计为：

 

9 Z# j" U% B6 I0 \6 Z7 l% g

 XXXXXXX办公室                                 2014年5月16日印发

# S* R( i9 w; l) T + U+ n& m: t% i7 ]

                                                        共印XX份

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; K5 T5 |, {9 V* L7 x% U7 D# w# U( J

 

8 V: a9 x" Q; h! q$ @

第三节 函在制作中的常见病评析

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5 ~$ `. @) i% Q3 d9 W8 n/ s( { i

一、版头部分

 

4 x, ]+ |. F9 n# a/ J; t5 ~ # g: d, W2 a1 m+ ]4 g$ V' }5 Q

（一）无版头

! j! z1 |- R6 ]; n, g) C / U3 ?$ F6 M! r0 M+ M

    % c6 \9 s3 m0 ?4 o2 p$ O把函当文种，直接在公文的标题里体现函，如关于增加经费的函，根本就没有版头。

% O( z- |2 @9 b% W- A

（二）版头不完整

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    有的有版头，但缺项。如只有单位加函的函件头，但无发文字号，以及编号等。

（三）发文字号不完整

    在发文字号这部分里，有的有单位简称，但在年份里却写不全。如2014，他只写14，这是不允许的。

/ T! R2 x8 r! j; h

 

8 g1 @: C3 K! U* X

二、正文部分

 

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! e3 d i" ?. ]8 v e% q# K- V. \ 4 k0 _) R' t5 k

 

思考与练习：

" d' a' U5 L6 ^! s+ Q; }9 a) Q

    1.为什么函是载体而不是文种？

9 x( `. C% j( p Q* E, O% o* y4 ~+ t* P

2.在什么情况下使用函？

$ T" ?1 U- `2 n7 b

3.练习制作一个函的版式。

基础知识，应该学而不思则罔。

    在发文字号这部分里，有的有单位简称，但在年份里却写不全。如2014，他只写14，这是不允许的。

* f4 X8 S5 @5 M7 H二、正文部分

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基础知识，应该学而不思则罔。

向乡镇街道园区征集文化创意产品，用于某展会，应该如何老写函比较好？

把函当文种，直接在公文的标题里体现函，如关于增加经费的函，根本就没有版头。

看的不是懂啊，看来水平有限，多学习

看看，这些基础的东西都记不得了

顶一下，好文！顶一下，好文