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基层秘书工作者，在公文处理中常遇到以下问题： ' j6 v1 h) S A
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在印发、批转、转发公文时，对正文和附件区分不清。
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! q) M2 F* J5 h2 Z0 v9 j" w, p如，某文件标题为《关于转发×××文的通知》，正文中将“×××文”作为附件标注编排。又如，将多个部门、单位就某一事情已发的会议纪要、工作报告，作为文件的附件再次印发，造成本级文件重复发文。
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8 f8 r. i; R2 o# D# C( V9 j在行文前，不能准确拟定主送机关。
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如，党委授权办公室向下行文时，主送机关拟定为“市委各部委办局，各县（市、区）委办公室”。又如，某单位在内部行文时，将主送机关拟定为“各直属单位，本单位各科室”。
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怎样做才准确规范？ & A# R7 H5 f$ R( N1 C$ _* ]
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& a- O" n# h0 ?* }关于附件 ' p" X) }) C6 T: U9 u$ g
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) s6 A) s% d& w! M/ h$ j《党政机关公文处理工作条例》规定，附件是公文正文的说明、补充或者参考资料；正文是公文的主体，用来表述公文的内容。
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从上述规定可以看出，附件和正文有着严格的界限。实践中，我们需要重点把握以下几点：
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( v7 D( m* `" T4 t一是分清正文和附件。印发、转发、批转公文时，需要使用通知文种。印发类通知主要用于印发本机关拟制的、不能单独行文的公文；转发类通知主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；批转类通知主要用于上级机关批准、转发下级机关的公文。
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& R5 E+ Q+ g# O2 _# S! J由此可见，所印发、转发、批转件与印发、转发、批转通知共同组成一份公文，应该作为主件而不是附件。 S. m$ I) q {0 P9 V) e3 b
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( u' n0 J4 j0 G/ o' n在正文中已经写明报送、上报等内容的文件，且已在标题中说明，无需作附件标注。比如《×××厅关于报送2015年工作总结的报告》，不能将2015年工作总结作为附件。 1 U7 a( n j, h, Z
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* F0 ?6 C2 R( b# ^& M7 P9 k二是规范标注附件说明。附件说明是公文附件的顺序号和名称。 9 y8 U9 ]/ F) T' C) m# k
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在具体操作中，会出现不规范标注的情况。如某县党委发文时，在附件说明处标注“附件随后”“附件3份”“附件列后”等，还有的文件在公文正文中写有“（附件附后）”，这些都是不规范的。《党政机关公文格式》规定，如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。 + K5 y+ Q( W" e
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+ U# ^: A, Y0 N/ g& v" W }三是着力减少发文、转变文风。精简文件，不但要严格控制发文数量，也要严格控制文件篇幅。因此，在审核公文时，要注意文件篇幅过长、重复发文等现象，恪守把关之责，敢于提出审核意见。 : z% n1 c2 k0 H# a0 h
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开头问题中提到，“将已发的专题会议纪要、工作报告，作为文件的附件再次印发”。笔者认为，为了精简文件，同时也便于收文单位更好地理解、贯彻文件，对已发文件，如有必要，可以在文件中适当引用强调，重申要求，不要再作为附件一印了之。 ; x4 n; j5 f: b: ]" b- Q# p3 M1 z
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5 H, m7 e& t2 _. y( w, y3 o8 _关于主送机关 " B6 ^: b9 y7 [! A6 [1 J. Q7 D# _5 U
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/ n- P3 A, b9 e* o4 S0 c! _《党政机关公文处理工作条例》规定，主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 % J9 Q+ g2 O! M, s) h: p9 {
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1 K) k3 J- h# P6 z向上级机关的行文，原则上主送一个机关。向下级机关的行文，主送需要贯彻执行、办理公文和应当知晓公文内容的机关。普发性公文的主送机关应保持相对稳定性，一般不能随意变动。
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# P, ?% `5 |" k要准确把握和标注主送机关，需要注意以下几方面： 3 _& t3 x: K' D! \3 W: E
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& z! @: S% D# j. e# D: t. ~( o一是选准主送对象。主送机关的确定，离不开行文关系。区分领导关系、指导关系、管理关系、协作关系等之后，才能根据隶属关系和职权范围确定行文的方向，然后再定向什么机关、单位主送。 , ]9 Q2 w: ~4 `" O1 |7 Y
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: m4 i, V0 j, o比如，党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文，也可以依据职权相互行文。前者是指导关系，可以向其发文部署工作任务，后者就是不相隶属关系，可以相互发布、传达要求周知或者执行的事项。
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再如，受双重领导的机关向一个上级机关行文，只能主送一个，视情况可抄送另外一个，不能同时主送两个。
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l$ r; r0 ?8 }6 o9 I) {二是规范名称表述。主送机关常见的标注形式有： ! Y- p% ~8 l Y
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8 s$ Z" A$ \7 o& e全称。如“XX省人民政府”，就是全称。只要主送机关名称不是很长，一般采用全称。
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% e. \. {( z4 I& Z规范化简称。比如，XX省工业和信息化委员会，规范简称是“XX省工业和信息化委”或“省工业和信息化委”，而不是“XX省工信委”或“省工信委”。
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7 T$ d. u0 A! a& P' w8 H统称。即同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。工作中，较常见的是主送给同一级的各单位，如，各省（自治区、直辖市）党委，中央各部委等。
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